ระบบสารสนเทศในองค์กร Major Types Of Systems

ระบบสารสนเทศในองค์กร (Information Systems)

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร ( Major Types Of Systms )
ระบบสารสนเทศได้ถูกพัฒนาขึ้นในรูปแบบเพื่อสนองความต้องการสารสนเทศมในการบริหารงานระดับต่าง ๆ ดังนี้

1. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Support System : ESS)

           ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (ESS)  เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจประเภทหนึ่งซึ่งได้รับการพัฒนามาโดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารระดับสูงเพื่อสันบสนุนการตัดสินใจในปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ผู้บริหารระดับสูงใช้ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการบริหารและตัดสินใจ โดยระบบจะให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทันสมัยตามความต้องเพื่อในการกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ วัตถประสงค์ และเป้าหมาย รวมถึงการวางแผนระยะยาว นอกจากนี้ระบบยังช่วนอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารและบุคลากรในองค์การและระหว่างองค์การด้วย ระบบ ESS ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถเหมาะสมและง่ายต่อการใช้งาน สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ รวมถึงความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลของผู้บริหารระบบ ESS บางครั้งเรียกว่าระบบ EIS ซึ่งเป็นระบบที่ให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงเช่นกันแต่ระบบ ESS ระรวมความสามารถเพิ่มเติมด้านการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการและการจัดลำดับงาน

 

ลักษณะของระบบ ESS

ESS (Enterprise Support Systrem) ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ถูกออกแบบมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธหรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ระบบ ESS มีโครงสร้างที่เหมาะสมกับปัญหาทแบบไม่มีโครงสร้างจึงต้องเน้นที่ความอ่อนตัวในการทำงานและสนับสนุนการสื่อสารมากกว่าที่จะสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบมาให้ทำงานเฉพาะด้านเหมือนในระบบ MIS เท่านั้น ระบบ ESS ใช้ข้อมูลทั้งจากภายนอกองค์กร เช่นตารางการประกาศใช้กฎหมายใหม่ กำหนดการชำระภาษี หรือข้อความโฆษณาจากบริษัทคู่แข่ง และข้อมูลภายในองค์กร โดยข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกกลั่นกรองข้อมูลและนำเสนอเฉพาะส่วนที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเน้นการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ช่วยให้การนำเสนอมีความสะดวกและง่ายแก่การรับรู้มากที่สุด  เช่น การใช้รูปภาพกราฟฟิก

ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการคำนวณทั่วไปและการสื่อสารซึ่งจะตอบคำถามเช่น แนวโน้มการทำธุรกิจในอนาคตควรเป็นประเภทใดบริษัทคู่แข่งมีฐานะการดำเนินงานเป็นอย่างไร จะป้องกันผลกระทบจากสภาพเศรษฐกิจที่แกว่งตัวได้อย่างไร

ลักษณะของระบบ ESS

1. ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์
2. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน
3. เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก
4. สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า
5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร
6. มีระบบรักษาความปลอดภัย

2. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems:DSS )

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)หรือ DSS เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจาก ถึงแม้ว่าผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอสของบริษัท สำหรับทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารในระดับสูงและระดับกลางจะเผชิญกับการตัดสินใจที่ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวล เข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึกทำให้เกิดระบบนี้ขึ้น ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by order) ในหลายๆสถานะการณ์ ระบบ นี้มีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก โดยจะช่วยผู้ตัดสินใจในการเลือกทางเลือก หรืออาจมีการจัดอันดับให้ทางเลือกต่างๆตามที่ผู้ตัดสินใจกำหนด นอกจากนี้ นี้จะเป็นระบบสาร สนเทศแบบโต้ตอบได้ ซึ่งจะใช้ชุดเครื่องมือที่ประกอบขึ้นจากทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เช่น การแสดงกราฟิกต่างๆ หรือใช้ระบบกานจัดการ ฐานข้อมูล (DBMS) เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีการใช้โมเดลการวางแผนและการทำนาย หรือแม้แต่ระบบปัญญาประดิษฐ์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเรียกใช้สารสนเทศที่ต้องการได้ โดยไม่จำ เป็นต้องขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญเลย  ลักษณะของระบบ DSS ที่ดีสามารถสรุปได้ดังนี้
1. ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
2. ระบบDSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
3. ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
4. ระบบ DSS จะมีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์ และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
5. ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่าย ผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
6. ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสถานการณ์ต่างๆ
7. ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
8. ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
9. ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบทำงานตามตารางขององค์กร
10. ระบบ DSS ต้องมีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่างๆ
 ความแตกต่างของระบบดีเอสเอสและเอ็มไอเอส
11. ระบบ MIS จะถูกออกแบบให้สามารถจัดการเฉพาะกับปัญหาที่มีโครงสร้างเท่านั้น ในขณะที่ระบบ DSS ถูกออกแบบให้สามารถจัดการกับปัญหากึ่งมีโครงสร้าง หรือแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอน ตัวอย่างเช่น ความต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพในการส่งสินค้าของพ่อค้า จะสามารถหาโครงสร้างได้ในส่วนของสารสนเทศที่แสดงถึงประสิทธิภาพ ในการส่งของอย่างตรงเวลาของพ่อค้าในสองปีที่ผ่านมา โดยอาจหาจากรายงานหรือฐานข้อมูลในระบบ MIS ได้ แต่ในส่วนที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น สถานการณ์จำเป็นที่ทำให้ ไม่สามารถส่งสินค้า หรือราคาและนโยบายในการสั่งซื้อ เป็นต้น ทำให้ปัญหาเช่นนี้ต้องใช้ระบบ DSS ช่วยในการตัดสินใจ
12. ระบบ MIS จะถูกออกแบบและสร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานที่แน่นอน เช่น ระบบบัญชี การควบคุมสินค้าคงคลัง หรือแม้แต่ระบบโดยรวมทั้งหมดขององค์กร ในขณะที่ระบบ ดีเอสเอสเป็นชุดของเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ที่สามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์การตัดสินใจแบบต่างๆได้
13. ระบบ MIS จะให้รายงานหรือสารสนเทศที่สรุปออกมากับผู้ใช้ ในขณะที่ระบบ DSS จะโต้ตอบกับผู้ใช้ทันที
14. ระบบ MIS ผู้ใช้ไม่สามารถขอให้ระบบสนับสนุนสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่ต้องการเป็นการเฉพาะ หรือในรูปแบบเฉพาะตัว แต่ในระบบ DSS ผู้ใช้สามารถกำหนดเองได้
15. ระบบ MIS จะให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์สูงสุดกับผู้บริหารระดับกลางในขณะที่ระบบ DSS จะให้สารสนเทศที่เหมาะกับทั้งผู้บริหารระดับกลางและระดับสูง

  ตัวอย่างของ DSS  กับการบริหารจัดส่งสินค้าบริษัทซาน ไมเกล ( San Miguel Corporation) ใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการบริหารการส่งสินค้า ( Production Load Allocation) เพื่อส่งสินค้ากว่า 300 ชนิด เช่น นม เบียร์ และอื่น ๆ โดยส่งไปทั่วหมู่เกาะฟิลิปินส์ ระบบดังกล่าวช่วยคำนวณความสมดุลระหว่างค่านำส่ง ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ กับความถี่ในการนำส่งปริมาณต่ำสุดในการสั่งสินค้า รวมถึงการกำหนดจำนวนสินค้าแต่ละชนิดที่จะผลิตและการนำสินค้านั้นไปเก็บไว้ในคลังสินค้าต่าง ๆ ระบบนี้จะช่วยให้บริษัทกำหนดแผนการผลิตที่เหมาะสมและสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเก็บสินค้าไว้ในคลังได้ถึง 180,000 เหรียญสหรัฐต่อปี



3. ระบบMIS (Management Information System)

  


           ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System เป็นระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานขององค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับ การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่
ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)
ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)
ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)


ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี ระบบMIS จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
ระบบMIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
ระบบMIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
ระบบMIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
ระบบMIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ตัวอย่างของระบบ MIS  ระบบประมวณผลรายงาน เช่น การบันทึกรายการบัญชี การขาย และการผลิต
ระบบการจัดการรายงาน เช่น Grade Report   ระบบ



4. ระบบสารสนเทศความรู้ [Knowledge Work Systems (KWS)]

        ระบบสารสนเทศความรู้ (KWS)  หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าระบบงานสร้างความรู้ หรือ จัดการความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

ขั้นตอนการพัฒนาฐานความรู้เพื่อการจัดการ(Knowledge Management Systems: KMS) มี4ขั้น
Creation - สร้าง
Storage - จัดเก็บ
Distribution - เผยแพร่ 
Application - จัดการ
           
 
Knowledge Work System ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้
1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า และการตลาด
2 สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานและวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร
3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี
4. การจัดการคลังสินค้า และการหมุนเวียนอุปกรณ์
5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า (Authentication service management)
6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS
 
Knowledge Work Systems (KWS) มีเครื่องมือสนับสนุนในการสร้างและจัดการความรู้หลายประเภท โดยประยุกต์เครื่องมือต่าง ๆ ให้สามารถจัดการความรู้ที่มีหลายรูปแบบและกระจัดกระจายในที่ต่าง ๆ ได้

ตัวอย่างของ KWS เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ หรือ Expert Systems (ES) ซึ่งเป็นระบบที่เก็บความรู้ และความชำนาญของผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ   มาจัดเป็นหมวดหมู่ระบบ ให้สามารถทำงานได้เสมือนหนึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญเอง เพื่อค้นหาความรู้ที่อาจกระจัดกระจายอยู่ตามแหล่งสารสนเทศในอดีตขององค์การ เป็นต้น


5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS )

          
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS )    เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงการทำงานของเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูล การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูล การจัดตารางนัดหมาย การประชุมทางไกล
* สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง เช่น พนักงานป้อนข้อมูล
(Data Entry Worker)
* เป็นกลุ่มพนักงานที่มีความรู้ในระดับต่ำกว่าผู้ชำนาญการ (Knowledge Workers)
* OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน และอำนวยความสะดวกใน การสื่อสารระหว่างกัน
 
ตัวอย่างของ OAS เช่น เลขาณุการเช็ค E-mail, Voice Mail, VDO Conferencing, Word Processing, etc ให้ผู้บริหาร
 
 
 
 
6.ระบบประมวณผลรายการ ( Transaction Processing Systems )
 
 

 
 
 
 
       ระบบประมวณผลรายการ ( Transaction Processing Systems ) คือระบบที่ใช้งานขั้นพื้นฐานขององค์กร ( Routine Work ) หรือใช้กับการบันทึกรายการเปลี่ยนแปลง ( Transaction ) การดำเนินงานในองค์กรที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น การฝากเงิน การถอนเงิน การซื้อหรือขายสินค้า
 
TPS จะเกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณมาก โดยข้อมูลดังกล่าวจะเป็นข้อมูลขั้นพื้นฐานขององค์กร ซึ่งจะถูกนำไปใช้ในการดำเนินของระบบสารสนเทศประเภทอื่นๆต่อไป
 
ตัวอย่างของ TPS เช่น ระบบการบริหารเงินสด ( Cash Management ) ระบบการซื้อขายหลักทรัพย์ ( Securities Trading )